皆様こんにちは。
今回の『楽々コンサル道』は、仕事でのメールの書き方について話したいと思います。
いやいや、今更かよ？！さすがにメールくらいちゃんと書けるわ！
と思った皆さん。落ち着いてください。
確かにメールの書き方なんぞ、新人社員研修で習った超・基本スキルだと思います。
しかしだからこそ、今一度、ご自身がきちんとできているか、確認されることをオススメします。
実際お仕事ご一緒させていただく方のメールを拝見すると、出来ている人が意外と少ないのです。
では早速、一緒におさらいしていきましょう。
仕事でメールを使う意味
まず具体的な内容に入る前に、仕事においてメールを使う意味を考えたことがあるでしょうか？
仕事でのコミュニケーションツールとしては、電話、メール、チャットが主なものです。
色々な手段がある中で、今自分がしようとするコミュニケーションはメールで行うのが適切なのか、まず考えてみて下さい。
仕事でメールを使う意味は、ズバリ、以下の2点です。
いずれかに該当する場合は、メールを使うべきです。
- 緊急の連絡ではない場合
まずはコレです。日常的な報告や取引先への季節の挨拶、2, 3日先の会議案内など、「相手がすぐに見ない/対応しない」状況でも問題ない連絡にはメールが適しています。
ちなみに緊急の連絡は、電話またはチャット(相手がアクティブな状態なのを確認できた場合に限る)にしましょう。 - メールの宛先に対して証拠を残したい場合
何か依頼や報告をする際、相手先に事実や内容などの証拠を残したい場合はメールが適しています。
主に仕事上の決定事項や妥結事項をメールで残しておくと、後で言った/言わないの”水掛け論”を回避できます。
チャットでも問題はないのですが、適切な宛先がスレッド/チャンネルで指定しにくかったり(関係ない人にまで見えてしまう等)、スレッドが時間と共に埋もれてしまったり、何より相手先がメッセージを見たかがハッキリ分からない場合が多いので注意しましょう。
適切な宛先を設定する
さて、以降は具体的なメールの書き方に入っていきます。
まずは宛先となるメールアドレスの指定ですが、ここでのポイントは【To】【Cc】【Bcc】を適切に使い分ける、ということです。
ざっくり、以下のようにTo/Cc/Bccにそれぞれ対象者のメールアドレスを指定しましょう。
- To :
メールの直接的な送付先であり、対象者はメール冒頭で「●●様」と明示する人です。
全員が対等に直接的な送付先の場合は、複数の対象者を指定します。(この場合、メール冒頭では「●●部長、▲▲課長、xx様」というように対象者を全員明示します。) - Cc :
メールの共有先であり、メール内容の関係者であることが周知の人を指定します。
共有先であることをToの人に対して強調する場合のみ「(Cc : ●●様)」というようにメール冒頭に明示します。 - Bcc :
メールの共有先であり、メール内容の関係者であることが周知でない人を指定します。
関係者であることをToやCcの人が知らないため、メール本文に名前が出てくることもありません。
実例を挙げてみましょう。
・取引先の担当者である「鈴木さん」「田中さん」にメールで依頼をしたいと思います。 ・2人の上長である「佐藤部長」にもしっかりと目を通してもらい、2人が依頼に遅滞なく対応してくれるようプレッシャーをかけたいです。 ・さらに、自社の事務担当である加藤さんには情報シェアとしてメールを共有しておきたいです。(取引先は加藤さんの存在を知りません)
このような場合、メールの宛先設定とメール冒頭の記載は画像のようになります。
意外と気にしてない人が多いですが、To/Cc/Bccの使い分けをしっかりしないと、受け取る側がメールをスルーしてしまったり、知らない人にメールが送られているということでトラブルになったりしますので、気を付けましょう。
分かりやすい件名を設定する
次にメール件名の設定です。
これはビジネスメールを作成する上で最も重要なポイントの1つです。
本当に仕事ができる人はメールを捌くのが上手いですが、そういった人は (メールソフトの仕分け機能等は利用しつつ) 件名で「すぐに対応すべきか」「後で対応すべきか」「スルーすべきか」判断しています。
つまり、相手に必ず見て欲しい/対応して欲しい場合のメールほど、適切な件名を設定する必要があります (当然ですが)。
では、どの様な件名に設定するのが相手に読んでもらいやすいのか？
一言で言えば、メールの要約を件名にしてしまいましょう。
メールの要約として最低限必要な要素は以下です。
これを満たすことで、メールの件名を見るだけで、受け取った側は対応すべきかどうかの判断が出来ます。
- 誰からのメールか
- 誰に対するメールか
- そのメールを通じて相手に何を要求するのか
具体例を出すとこの様な件名になります。
【要ご返信】新規ご契約について_契約書ひな形確認のご依頼＜楽々コンサル道事務局＞
少し長いと思われる方も居るかも知れませんが、気にする必要はありません。
PCのメールソフト上、見切れても問題ないような優先度の低い文言を最後に記載することで不都合が生じにくくなります。
では、簡単に解説します。
先ほどのメールに件名を記載すると、画像のようになります。
これを先ほどの要約項目に沿って見ていくと、
- 誰からのメールか : 緑波線部分
これは、実は要約に盛り込むべき内容として、優先度は最も低いです。
従って、メール件名の最後に記載します。
「誰から」を示すフレーズは、送信元メールアドレスやメール本文冒頭など、パッと見で見える範囲に他に存在するからです。(また、メーラーの設定をきちんとしていれば、送信元メールアドレスを使って自分の会社名や氏名を相手側に表示させることも可能です。) - 誰に対するメールか : 青囲み部分
ここにメール送付先の会社名や氏名を入れる必要はありません。メール本文冒頭に●●様、と宛先を明記するからです。(くどいですよね)
では何を記載すべきか？ですが、「契約について」と明記することで、契約担当者向けだな、ということが分かるようにしています。 - そのメールを通じて相手に何を要求するのか : 赤線部分
さて、ここが最も重要です。
ここの記載次第で、相手が対応するか、スルーするかが決まります。
上の例では、「契約書のひな形を送るので、確認の上返信して欲しい」という旨の要求を明記しています。
従って、上の例に挙げたメール件名から読み取れることは、以下のようになります。
契約書のひな形を送るので、契約担当の方は確認の上、返信してください。楽々コンサル道事務局より
これはメール本文で述べるべきことと同一内容になっているはずです。
このように、メール件名をメール本文の要約とすることで、メールを送られた側が本文を見なくともメール内容が理解できる状況を作ることが重要です。
本文冒頭の挨拶は定型文でOK
ここまでで、宛先と件名の記載が終わっています。
いよいよメール本文に入っていくわけですが、まずは冒頭の挨拶です。
これは相手先やメール送付のタイミングにも依りますが、概ね定型文で問題ないでしょう。
既に載せた画像を再掲します。
お世話になります。●●(会社名)のxx(自分の名前)です。
これが最も簡潔かつ定型的に使える冒頭の挨拶です。
ここに相手との親密度やメールを送るタイミング等により、いくつかアレンジを持たせておけばOKです。
いくつか例を挙げます。
- メール相手との親密度
初めてのクライアント :「初めまして」
目上の太客 : 「平素大変お世話になっております」など - メールを送るタイミング
久しぶりの連絡 : 「ご無沙汰しております」
年始 : 「明けましておめでとうございます」など
この程度のバリエーションで概ね問題ないでしょう。
メール本文は明瞭完結に
あと少しです！いよいよメール本文の記述になります。
ここでのポイントは、完結に要件を伝えきることです。
特にメールにファイルを添付する場合は、添付ファイルを開かなくともメール本文のみで相手が対応できる、という記述を心掛けましょう。
例文をお見せした方が早いので、例を用いて必要な構成要素を説明します。
分かりましたでしょうか？
メール本文に必要な構成要素は画像の通り、大きく3点です。
- メールの主目的 : 何のためのメールなのか
画像の例では、契約締結がメールを送る目的です。
そのためにメールで契約書のひな形を送ると言っています。
当然ですが、具体内容はケースバイケースです。(例えば「標記の件、先日のお打合せを踏まえ提案資料を作成しましたので、レビューをお願いしたく、添付にて送付いたします。」といった具合です。) - 相手先への要求事項 : いつまでに何をして欲しいのか
画像の例では、問題なければ署名捺印、問題あれば訂正事項を述べよ、と具体的に相手にして欲しいことを要求しています。
期日がある場合は、期日も指定します。(そこまでこっちから指定して良いの？！と思われる方は、「大変恐縮ですが…」などと枕詞を付けておけばOKです。)
これがないと、相手にアクション内容や期日を委ねることになりますので、「はいはい確認しましたよー」という感覚で放置され、返信がなくても文句は言えません。 - 詳細な要求事項 : 特に添付ファイルを見て欲しい場合、どこをどの様な観点で見て欲しいか
画像の例では、添付されている『契約書ひな形』のどの箇所の、どの様な内容を確認して欲しいか、具体的にメール本文で示しています。
これは、添付ファイルを開かなくとも最低限の要求事項に応えてもらえるようにするためです。
また同時に、こちらから要求をする以上、ガイドを示してあげるのが親切というものです。(受け取った相手の印象も全然違うと思います)
メールが長くなってしまうじゃないか！
という方、考えてみて下さい。ガイドもなく、添付ファイルの中身を読む方が圧倒的に面倒です。
【番外編】結びの一言
これは、「以上」の一言でも構いません(結びの一言はなくても構いません)が、画像のような定型文くらいが相手に依らず使いやすいでしょう。
署名
いよいよ最後、メール本文の文末となる、署名についてです。
署名はメールの相手先が自分に連絡する際に使う索引のようなもので、はっきり言うと、基本的には何でも構いません。
巷のテンプレや、会社ロゴ入りのおしゃれな先輩のテンプレなど、気に入ったものを使って下さい。
例えば簡素な構成だと下の画像のようなものが一般的です。
赤枠を見ていただければ構成は分かると思いますので、説明はしませんが、ポイントが1つだけあります。
それは、会社名、自分の氏名について、英語表記を記載することです。
日本語表記がカタカナの場合はなくても構いませんが、漢字の場合は必ず英語表記 (またはローマ字表記)を付けた方が良いです。
相手に自分の会社名や氏名を覚えてもらうために有効です。(昨今は特殊な読み方をする名前も増えていますし)
さて、今回は初歩の初歩、メールの書き方について解説しました。
当然、皆さんは完璧もしくはこの上を行っているかと思いますが、万が一出来ていない / 気にしていなかった点があれば、すぐに実践していきましょう！
今回の記事は以上になります。
お読みいただき、ありがとうございました！
