議事録はただのメモではない！コンサル流・議事録の書き方【テンプレあり】

こんにちは。Kちゃん@楽々コンサル道です。
今回は、コンサル流の議事録の書き方をご紹介します。
※ 実務上使える議事録のテンプレートを最後にご紹介しますので、是非最後までお読みください！

おそらく議事録を書く、ということは多くの新社会人が学び、そして業務上でも試行機会の多い作業ではないでしょうか。
コンサル業界においても、議事録が書ければそれだけで

使いどころがあるヤツ

と思われるほど、初歩的かつ重要なスキルの１つ。
上司への最も分かりやすいアピールポイントにもなり得ます。
それは、議事録がプロジェクト推進において非常に重要なドキュメントであるとともに、コンサルとして最も簡単に・多くの機会で出せるアウトプットの１つだからです。

しかし沢山の人が日々こなしている作業だからこそ、様々な流儀が存在し、これと言って確立された手法が見出しにくいものでもあります。

誰が見ても褒められる (少なくとも文句が出ない)議事録を難なく書ける人は、この記事を読む必要はありません。
しかし

上記のような方は、この記事をお読みいただき、議事録についてさらに理解を深め、自身のスキルとして確立しておくことをオススメします。

私は必ずしも議事録という形式ばったドキュメントが必要とは思いませんが、しかし未だに多くの会議において記述を求められます。
自信をもって身に付けておくことに越したことはありませんし、慣れないうちはかなり頭を使う作業になることでしょう。
その思考プロセスこそがコンサルとしてのスキルアップに欠かせないものだと思っています。

では行ってみましょう！

議事録とは

まずは『議事録』という文書を作成するコンサル的な目的をお話しておきます。
というのは、一般的に議事録を作成する目的はこのように言われます。

上記は間違っていません。
しかし、議事録の最も重要なのは、会議内容は議事録を以て最終決定するということです。

つまり、議事録の本質的な目的は「会議内容を決定すること」なのです。

簡単な話、会議で発言していなくとも、議事録に記述されていれば発言したことになります。
また極端に言えば、会議での決定事項を議事録で覆したり、決定していないことを決定したことにすることも出来ます。

そのくらい、議事録は重要な意味を持つ文書なのです。

それ、やっちゃダメなやつでしょ！

と思われる方も居るかも知れません。しかし、よく考えてみてください。
単なる備忘のために単価の高いコンサルタントが手を動かすと思いますか？

もしそんなことをするコンサルタントが居るなら、それは使えないコンサルですし、雇う側としては高すぎるお金を払っていることになります。

デキるコンサルタントは、議事録を使って会議、プロジェクト、組織をコントロールしているのです。正確に言うと、コントロールするための具体的な指示や行動に疑義が出た場合の拠り所が議事録です。

いやいや、あなた達、これGOしましたよね？
ほら、書いてあるでしょ。

そういう使い方です。

話を戻すと、プロジェクトをはじめとする組織体において、その議論や決定事項、つまり組織体の今後の行方を決定付けるという大変重要な意味を持つのが議事録です。

従って、変な議事録が決定されないよう、議事録のレビュープロセスは必ず設けるべきですし、現に重要な会議体には必ず設けられています (議事録作成のプロセスについては後述します)。

まずは上記の目的をきっちりと肝に銘じましょう。
コンサルタントのスキルとして議事録が重視されるのも頷けると思います。

議事録の種類

さて、具体的な議事録の中身に入る前に、いくつかお伝えさせて下さい。

まずは、議事録の類型についてです。
実際、議事録にはいくつかの類型があります。
ひとえに『議事録』といってもどの様な文書を指すか、人により異なると思いますので、一応お伝えしておきます。

10年以上の私のコンサル経験から、圧倒的に使用頻度が多く、活用しやすいのは上記で言う『議事録』です。
従って、この記事で「議事録」と言った場合、上記の『議事録』を指すとお考え下さい。

私も

議事録書いてください

と頼まれれば上記の『議事録』を書きます。

議事メモよろしく

と言われれば、目的と回付範囲を確認して「議事録寄りの議事メモ」なのか、「本当の単なるメモ」なのか判断し、記述します。

議事録の形式

もう1つ、議事録のファイル形式についてです。
これは、特に決まりはありません笑

しかし、Microsoft Office Word か、Googleドキュメントをおすすめします。
要は、会議の関係者がよく使っていて、変更履歴が残せる形式で作成出来れば、ツールは何でも良いです。

ちなみに議事メモはテキストファイル (.txt)で作成すればOKです。
個人的には秀丸エディタをオススメします (黒背景に白文字の表示設定ができ、目が疲れにくい)が、OS標準のメモ帳でも勿論構いません。

そもそも特に決まりはありませんので、個人的なオススメは上記の通りですが、プロジェクトや会議体で決まった形式がある場合は、勿論それに従ってください。(Slackで書いて共有して！とか)

【おまけ】オンライン会議での議事録事情

最近、コロナ禍の影響もあってオンライン会議が多いと思います。
オンライン会議で議事録を取る場合、効率的に作業するには対面とは違った工夫が必要になる可能性があります。

代表的なのは、デュアルディスプレイの活用です。
これは必須ではありませんが、会議のファシリテート (会議進行や議題の説明をする立場)を行う場合は強くオススメします。
2つのディスプレイをそれぞれ

というように使い分けることで、オンライン会議での様々な状況に対応しやすくなります。

必要性を感じない方は勿論不要ですが、操作上の不便や”誤爆”の危険を感じたことのある方は、ぜひ導入してみてください。

もう1つ、議事録自動作成ツールや録画・録音ツールについて見解を述べておきます。

・議事録自動作成ツール
　これは現状、「逐語録」の作成にしか対応していません。
　「議事録」の作成には向きません (というか、何ら効率化されない)ので、議事録を作成する場合は利用に値しません。

　※ 逆に言えば、参加者全員がツールの存在を意識し、内容を整理した上で発言することを徹底すれば議事録作成が効率的に行えるわけですが、現実的ではありません。
　※ 参加者が多言語で会話しなければならない会議の場合は、逐語録の自動作成自体が有用な可能性はあります。

・録画・録音ツール
　録音・録画機能は多くのオンライン会議ツールに実装されています。
　しかし当然ですが、”録画中”といった文言が参加者全員の画面に表示されます。

　何が言いたいかと言うと、録画・録音禁止の会議でどうしても録画・録音したい場合は、外部ツールを利用すれば可能です。
　代表的なのは、Youtuberがよく利用するOBSという無料の録画・録音・配信ツールです。
　この記事で使い方は説明しませんが、自分がPCでオンライン会議に参加している限り、どの様な会議ツールを使っていても録画・録音が可能です。

　なお、これを行うことで情報漏洩や禁止事項等、何らか契約上の責任を問われる可能性がありますので、利用の際は自己責任で。基本的にはクライアント・関係者からOKが出ない限りは、コンサルが参加する会議での録画・録音禁止です。

　私はオンライン会議で使ったことはありませんが、会議に限らず、業務環境のオンライン化が進む中でできること・やり方を知っておくことは重要と考えています。

議事録に書くべき内容

前置きが長くなりましたが、いよいよ本題です。
議事録に書くべき内容は、概ね決まっています。

この記事の最後に提示するテンプレートも、議事録に書くべき内容を形式化したものになります。

以上です。
上記から1つでも漏れてはいけませんし、上記以外を議事録に記述する必要はありません。
少し細かく説明していきます。

1. 会議体の内容
　・会議体の名称
　　説明するまでもありませんが、「●●委員会」「▲▲プロジェクト進捗会議」といった会議体の名称になります。
　　会議体の名称は会議に参集する目的が示されるはずですので、ちゃんと決めましょう笑

　・会議の開催日時・場所
　　これも説明不要と思いますが、「yyyy年mm月dd日 MM:mm～MM:mm」といった会議の開催日時と、「於 ●●社本社会議室」「@オンライン」といった開催場所になります。

　・会議の参加者
　　2つ以上のステークホルダーが参加する会議であれば、「所属組織」と「名前」が分かるように記述します。
　　また、議事録作成者は「名前 (記)」というように、議事録作成者であることを明示します。

2. 会議の内容
　・議題
　　会議で話し合われたテーマです。雑談をしに集まるわけではないと思いますので、「●●の進捗状況について」や「▲▲への対応について」など、何かしら議論のテーマがあるはずです。
　　事前に各参加者または会議事務局から「会議で話したいこと」として提示されていることが望ましいですが、会議中に突発的に出たテーマももちろん含みます。

　・決定事項
　　会議で話し合われた各テーマについて、確定した方針や内容、今後の継続議論・宿題としたことを記述します。
　　会議で決定した内容も大事ですが、「確定しなかったこと」を明確にすることも重要です。

　・決定に至る議事
　　決定事項に至った経緯、具体的には、「誰が」「どの様な見解」を述べたのかを記述します。

　　ポイントは、「キーパーソンが述べた見解」と決定事項との繋がりを明確にすることです。
　　なぜなら前回の記事でも述べたように、キーパーソンの意向＝プロジェクトの意向となることが多いためです。

　　例えばコンサルの業務上よくある会議体のコントロールの仕方として、このようなことがあります。

・本部長は強くA案を推したが、A案を進めるのはマズい。(絶対失敗する)
・B案で決定したと正反対の結論を書きたいが、さすがに回付したら怒られるだろう。

・参加者の多くが同調していたが、方針としてまだ確定していないことにして次回リトライしよう。

キーパーソンは言わずもがな、本部長です。
この場合、実際の会議ではこんな感じのやり取りがあったことでしょう。

これ、放っておくとA案でほぼ確の流れです。
しかし何とかB案に持っていくための段取りを付けたいので、議事録にはこのように書くことになります。

如何でしょうか。

・明らかに実際の会議中の流れと結論の雰囲気とは異なる。
・だとしても嘘はついていないし、一理ある。
・各人の発言からすると、そういう捉え方も出来るかも知れない。

といった具合で、万が一、議事録に対して大きな反発が起きても「理解の相違」という逃げが通じるレベルで絶妙に記述し、方向性をコントロールします。

前述したように、『逐語録』と『議事録』の違いが「議題」と「決定事項」に如実に表れるのです。
くどいようですが、議事録の目的は「会議内容を決定すること」なので。

　・宿題 (ToDo)の内容、対応者および対応期限
　　最後に、会議で決まったToDoの内容と対応者・対応期限です。
　　これは次回以降の会議体の議題にもなり得ますし、プロジェクトマネジメントの観点 (つまり適切な作業分担および作業状況管理)の観点からも必要です。

　　先ほどの例で行けば、例えばこうなります。

以上が議事録に書くべき内容になります。

これ以外の内容は基本的に不要ですが、これも会議体で決められた書式等があり、上記以外の記述が必要な場合は、それに従ってください。

議事録の作業プロセス（おすすめ）

次に議事録完成までの作業手順をご紹介します。

特に「議事録を記述する」作業については、特段問題なく記述できる、という意味で色々なやり方が存在し、自分が学んできたことや経験に基づいて皆好き勝手にオススメしてくることでしょう。

ですので、ここでは私なりの「ベストな作業手順」というのをご紹介します。
この通りにやる必要はありませんが、大部分の人はこのやり方が一番効率的なハズです。

議事録完成までの全体の流れは上図の通りです。
1つずつ順を追って説明します。

0. 前提
まず大前提として、全ての作業はPCで行いましょう。

話が飛んだりしたら論点整理しづらいから、紙のノートにメモ取る方が良い

などとおっしゃる方も居ますが、私からすれば単なる言い訳 (タイピングが遅い・思考が遅い)か、今から説明する作業プロセスが不十分なためです。

最終的な『議事録』というアウトプットは紙に手書きで残すわけではありません。PCやサーバに電子ファイルとして保存しておくわけです。
どうせPCでタイピングするのであれば、最初からPCで作業した方が効率的に決まっています。
騙されないでください笑

ただし例外があります。
非常に稀ですが、PCなど電子機器類の持ち込みが禁止の場合です。
この場合に限っては、頑張ってノートに手書きでメモしましょう。

1. 事前準備
議事録作成の作業を効率的に進めるために最も重要なのは、事前準備です。

当日、会議が始まる直前で構いませんので、後ほど提示する議事録フォーマットに最低限、「#1.会議体の内容」は事前に記載しておきます。
(直前に会議の日時や場所も分からない、ということはないと思いますので、何かしら記載できるはずです。)

以前に何度も行われている定例会議等の場合は、これまでの話の流れから当日の議題や議論内容まで事前に想定できる場合が多いので、「#2.会議の内容」まで記載しておきましょう。

理想は、会議が始まる前にその会議の議事録を書き終えていることです。
これ、冗談ではなく、実際にやります。

2. 議事のメモ
会議中はメモを取ります。

「1.事前準備」で規定のフォーマットに分かる範囲で議事録のベースが既に記載されていると思いますので、そこに必要に応じて議事を追記していきます。

事前準備で議事の内容まで既に書けていたとしても、事前に予想した議事と異なる流れになることは間々ありますし、予想外の重要な意見が出ることもあります。
事前想定の通りに議事が進行するのがコンサル的にはベストですが、100％想定通りということはほぼありませんので、しっかりメモしてください。

ここで重要なのは、「メモを取ることに集中せずに、議事の内容をしっかり傾聴し、理解すること」です。
何度も言いますが、アウトプットは逐語録ではなく議事録です。
つまり、

です。
日本語は「行間」が存在するので難しい言語ですし、意図を以て明確な言葉での発言を避ける人も多くいます。
あっちこっちに話が飛躍する人も沢山います。
その中で正しく議事を理解し、上記を誰が見ても分かる日本語で記述しなければなりません。

そう、逐語録のメモを取っている場合ではないのです。

ポイントは、とにかく上記の議事録として記述する内容に絞り、集中して傾聴することです。

例を出しましょう。

会議での発言はこうです (逐語録であればこのまま書きます)。

コンサル君：
　資料の4ページ目をご覧ください。プロジェクトの進捗状況になります。
　先週から生じている遅延は今週も引きずっていますが、来週には解消できる予定です。

A課長：
　ホント？再来週リリースなのに大丈夫？

コンサル君：
　問題ありません。
　詳細は次の課題管理の部分でお話します。

B部長：
　早く聞かせて。ほか良いから。

コンサル君：
　承知しました。
　では課題管理に移らせていただきます。
　資料の5ページ目をご覧ください。
　ただいまご指摘にもありました、先週発覚した決済系の障害についてです。
　これについて、原因はこちらのアプリサーバの設定ミスということが発覚しました。
　資料にも記載しておりますが、既に設定を見直し、テスト環境で正常動作することを確認済です。
　今週末にステージング環境に移行し、最終確認が済めば問題解消と考えています。

B部長：
　そうか、できれば金曜までに何とかしてくんない？
　そこでうまく動かなかったら来週にずれ込むじゃない。

コンサル君：
　至急、開発部隊と調整します。
　追ってスケジュール連絡させていただきます。

A課長：
　うん。巻きでね。時間ないから。

さて、上記の議事録が正しく書けますか？

できればご自身でパッと書いてみて、下記と比べてみてください。

私が書くならこうなります。
ポイントは青字にしています。

意図が伝わりますか？
実際の発言に対して青字の部分を比べると良く分かると思いますが、議事録を仕立てるにあたって、このような意図があります。

・バグ対応について部長(＝キーパーソン)が金曜までの対応を要求。
・しかし開発部隊との調整が必要で、要求対応の確定・断定はできない。

・場の雰囲気的に対応する流れでスケジュール報告すると言ったが、
　対応可否も含んで報告するくらいにしたい。
・課長は部長と同意見で大したことも言っていないので記述不要。

つまり、議事のメモを効率的に取るということは、「会話の内容と意図を理解しつつ、可能な限り最終的な議事録を会議中に記述する」ということになります。

キーボードを打つ指に力を使うのではなく、頭を使う作業です笑

会議でメインに発言しながら議事録を書ける人・議事録のレビューができる人は、そもそもこの理解があった上で会議をコントロールするために発言しているので、当然、議事録も書けるわけです。

ちなみにですが、会議中のメモを取る際、キーボードは静かに打ってください。
最近のノートPCであれば、余程力を込めない限りは打鍵音はそこまで気になりません。
しかしたまに無意識で

カチャカチャカチャカチャ……ターンっ！！(Enter)

みたいな人も居るので、気を付けてください。
会話に集中している身からすれば、結構気になるものです。

3. 整形・微修正
　会議が終わった後の話です。
　既に議事のメモは取り終わっていますが、それが関係者に回付できるレベルか、再度見直し、必要であれば修正してください。
　ポイントは、以下のような部分です。

4. 内部レビュー
　「内部」の範囲は会議体や組織体にも依りますが、例えばコンサルタントの場合、同じ会議に参加していたマネージャーに記述した議事録のレビューを求めましょう。

　部署横断的な社内会議の場合、まずは直属の上司にレビューを求める、ということになります。

　ここでMicrosoft Office Word等の修正履歴機能を活かすことができます。
　レビューの結果、「真っ赤」になるような人は、修正履歴機能をONにしてレビューを受け、なぜその様な修正になったのか、学んでください。

5. 回付・訂正
　実施するかは会議体や組織体、プロジェクトの規定に依ります。
　メールやチャットアプリで一斉展開するのが一般的と思いますが、法令や社内規程上の理由等により、紙で回付(決められた順番で本当に回していきます)して捺印するような会議体もあります。

　2社以上のステークホルダーが参加する会議体 (つまり異なる利害関係のある参加者で構成される会議)の場合は、必ずこの回付プロセスを設けた方が良いです。

　理由は前述した通り、回付プロセスを通じて確実に会議内容を決定するためです。
　いくら

議事録に書いてあるじゃん！

　と言ったところで、「見てない」が通じる状態では実質、議事録が確定していないことになってしまいますからね。
　回付は、「見てない」の言い訳を許さないようにするためのプロセスということです。

　この回付プロセスで参加者から訂正意見が出て、その訂正意見に対して他の参加者から異論がない場合は、議事録を訂正します。

以上で議事録が確定します。

確定した議事録は、最終版として再度関係者に展開するなり、決められた共有フォルダに格納して周知するなり、規定に従って展開・保管してください。

議事録のフォーマット（おすすめ）

お待たせしました。

ここまでお読みいただいた皆様のために、私が実際使っている議事録のフォーマットと記載上のポイントをご紹介します。
前述した書くべき内容が分かりやすくプロットされているのではないかと思います。

実際、私はこのようなフォーマットを使って事前準備の上、会議に臨み、このフォーマットにメモを取っていきます。

Word形式のファイルが欲しい場合は、私のtwitterにDMいただければ考えますので、遠慮なくおっしゃってください。

まとめ

かなりのボリュームになってしまいましたが、如何だったでしょうか。
「そんなこと知ってたわ！」という方は良し、「知らなかった／実践していない」という方は、早速実践してみてください。

自身のスキルアップは勿論、会議への臨み方や周りからの評価まで、変わると思います。
慣れればPC画面で資料を映しながら、会議で説明・議論しながら、PCで議事録を取ることも出来るようになります。

では最後にまとめです。

• 議事録は単なるメモではない。会議の内容を決定する重要文書である。
• 議事録は予め決めたフォーマットを使い、必要な内容を適切に記載すべし。
• できるだけ会議の前に議事録を書いてしまうべし。
• 会議中はメモを取ることばかりに集中せず、会議の内容を理解するために傾聴すべし。
• 議事録の確定プロセスは必ず設けるべし。複数のステークホルダーがいる場合は回付！

今回の記事は以上になります。

お読みいただき、ありがとうございました！
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