皆様こんにちは。
今回の『楽々コンサル道』は、仕事におけるコンサル流の時間管理術について話したいと思います。
コロナ禍でリモートワークが増える中、自らのタスク管理、時間管理は大変難しくなりました。
家族や色々な誘惑がある中、上司や同僚の監視もない中でセルフコントロールしなければなりません。
しかし、以前から在宅ワークが当たり前の筆者のようなフリーランスコンサルタントは、数年前に同じ悩みにぶち当たり、そして今では完全に時間管理が出来ていると自負しています。
自宅で仕事がはかどらない、気分が滅入る、といった悩みを抱えている方は、是非この記事をお読みいただき、実践してみてください。
では早速、筆者が実践している時間管理術をご紹介しましょう。
何と、たった３ステップを日々実践しているだけです。
STEP1 : 1日の仕事始めは、Googleカレンダーから
1日の始業時間。一応、まずPCに向かうと思います。(PCすら開いてない人も、最初だけはPCを開いてください！笑)
- Googleカレンダーを開く
まず、メールチェックなどは後回しにして、Googleカレンダーを開いてください。
これが最も重要です。
・Microsoft Outlook等、会社で別のカレンダーをご利用の方も、まずはGoogleカレンダーを。
・逆に会社でGoogleカレンダーを利用している方は、会社とは別のアカウントまたは別のカレンダーを作成し、会社とは別のカレンダーを開いてください。
「えっ！仕事とプライベート分けたいからわざわざカレンダー分けてるのに」
気持ちは分かります。
が、諦めてください。
物理的・時間的に仕事とプライベートの境界がなくなってきているのです。
一括管理しなければ管理しきれませんよ。 - 今日1日の予定をGoogleカレンダーに入力する
さて、開いたら、1日の予定をGoogleカレンダーに入力していきます。
(Googleカレンダーには、Google公式サイトからアクセスできます。)
重要なのは、会社の業務や打合せ、私用やプライベートな買い物など、その日の仕事とプライベートの予定を少なくとも30分単位で、全て入力することです。
ちなみに私は、Googleカレンダー上にカレンダーを以下の分類で複数作成し、色分けしています。(色とりどりになります笑)
・コンサル案件の予定
・役員を務めるA社の予定
・役員を務めるB社の予定
・プライベートの予定 - 時間が関係ないものは、Googleタスクで入力する
何時～何時とは決まっていないが、今日中にやらなければならないこと、あると思います。
例えば「牛乳と卵買ってきて！」「●●さんとzoom会議セットしなきゃ」「書類郵送しなきゃ」といった事柄です。
そういった事柄は、Googleタスクを使ってGoogleカレンダー上に入力します。
(カレンダーに予定を入力する際、”予定”, “タスク”, “リマインダー”など選べると思います。そこで”タスク”を選択して入力します。) - 明日以降の予定をGoogleカレンダーに入力する
これは必須ではありませんが、明日以降も決まっている予定があるなら、入れた方が良いです。
「今週中にやらなければならないこと」がきちんと計画立っているか、認識できるメリットがあります。
(番外編) 予定と予定の「間」を大事にしよう
これは、手順とは関係なく、予定を立てる上でのコツです。
会議→会議→ランチ→会議→会議→作業1→作業2…
と、仕事の予定が詰まっているとしましょう。
この全ての予定と予定の間隔を、可能な限り15分～30分は空けるようにしましょう。
理由は単純。バッファです。
会議が延びるかも知れない、作業が遅れるかも知れない、急な仕事が入るかも知れない
結果何もなければ休憩すれば良いのです。
こちらの記事でも書いた通り、作業の見積りは余裕を持たせた方が良い評価に繋がります。
この考えを時間管理にも応用しましょう。
以上で朝一にやることは完了です。
ちなみに筆者のある1週間の予定は、こんな感じです。ご参考までに。
(上部にタスク、下部の時間軸には予定が入っており、予定の分類ごとに色分けされています。)
STEP2 : 予定の消化は「ポモドーロ・テクニック」で
さて、今日やることは全て決まっていますので、あとは予定をこなすだけです。
予定をこなす上で注意すべきは、3点です。
- 「ポモドーロ・テクニック」を活用する
「ポモドーロ・テクニック」を聞いたことがあるでしょうか？
25分集中＋5分休憩
を繰り返す時間管理術です。
世界的に有名な時間管理術で、色々な企業の社員研修でも教わることの多い手法です。
私も実践していて非常に効果が高いので、オススメします。
(ポモドーロ・テクニックに興味がある方は、Newsweekの記事をご参照ください。)
やり方としては、各予定の開始時に、アプリのタイマーまたは物理的なタイマーを使い、25分をセットします。
この25分間は、基本的に電話やメール、チャットも無視です。
25分経ち、タイマーが鳴ったら作業の途中であっても席を立ち、5分休憩します。
この5分間でメール、チャットの返信や必要な電話をしても構いません。
そしてまたタイマーをセットし、作業を開始します。
この繰り返しで予定を消化していきます。
ただし万能ではありません。実践する上で注意点があります。
それは、1人で集中して作業するときにしか使えないということです。
1時間の会議に参加している際にタイマーを使う必要はありません。(会議の相手にも失礼ですし)
この点にだけ注意し、1人で集中して行う作業で活用してください。 - タスクを消化したら消していく
STEP1を行い、1日の予定が立ちます。時間が経ちます。
カレンダーに時間を切って入力した予定は、勝手に色が薄くなっていきます。
これだけでは、ちょっと「作業をやり切った感」が足りません。
やる気を出すため、Googleカレンダーで「タスク」として入力したものが完了したときは、必ず”完了とする“を押し、作業が終わった感を出しましょう。
これは意外と自身のメンタル管理の面でも重要です。
自宅の片隅で1日中PCに向かっていると気が滅入りますからね。 - 予定が変わったら、その後の予定を組み直す
緊急の仕事が入った、業務の優先度が変わったり、子供が風邪を引いた…
予定が変わることは、日常茶飯事だと思います。
せっかく立てた1日の予定ですが、予定変更の場合は仕方ありません。
その後の予定をずらす、入れ替えるといった風に組み直してください。
Googleカレンダー上ではマウス操作で簡単に予定が移動できますので、苦ではないと思います。
STEP2、立てた予定のこなし方は以上になります。
STEP3 : 1日の仕事終わりには、明日やることを洗い出す
さて、最後になります。
1日の仕事終わり(その後にプライベートの予定がある日もあると思いますので、「1日の終わり」ではなく、「仕事終わり」とします)は、5分だけ時間を取り、1つだけ必ずやって欲しいことがあります。
それは、明日やることをGoogleタスク上に入力することです。
つまり、明日のToDoリストです。
明日(または週明け)の仕事始めには、またSTEP1を通して時間まで含めて予定を立てますので、ここではToDoのリストアップのみで構いません。
(勿論、明日のカレンダーに時間含め入力してしまっても構いません)
5分時間を取って、明日の予定を大まかに認識してから、1日の仕事を終わりましょう。
もしかすると、明日の会議を認識することで
うわ！明日の朝一で提出しなきゃならない資料忘れてた！
といったこともあるかも知れません。
人間は完璧ではありませんので、ルーティン化することで日々リスク回避をしていきましょう。
今回の記事は以上になります。
お読みいただき、ありがとうございました！